La funzione di Gestione Gruppi, richiamabile dal menù generale di Front Office o tramite l'apposita icona

, permette di creare simultaneamente più prenotazioni, associandole ad un cliente Capo Gruppo. Tale procedura risulta molto utile nella gestione delle prenotazioni di gruppo ma grazie alla sua versatilità può essere utilizzata anche in altre occasioni, infatti le prenotazioni create con la gestione gruppi una volta create si possono comportare esattamente come prenotazioni individuali. Aprendo la maschera di consultazione gruppi (dove vengono visualizzate le prenotazioni create con questa procedura) è possibile creare una nuova prenotazione di gruppo tramite il pulsante Nuova Prenotazione.

PRENOTAZIONE

Nella maschera di inserimento prenotazione che viene aperta in sovrimpressione occorre definire il nome del gruppo, il cliente e il numero delle camere e delle pax totali. È possibile rendere obbligatorio il nome del gruppo attivando il flag “Blocca prenotazioni senza nome del gruppo” presente in Impostazioni – Parametri Prenotazione.

Le “Note Prenotazione”, “Note Conto”, “Note Ristorante”, “Note Governante” e “Note Centro Estetico” vengono compilate in automatico con il nome del gruppo solo se è attivo il flag “Crea le note con il nome del gruppo” (Impostazioni – “Parametri Prenotazione”).

Come nelle prenotazioni individuali è possibile collegare alla prenotazione un’agenzia o un’azienda, con il relativo listino (se assegnato in agenzia/azienda), il tipo di credito e il colore di default. È inoltre possibile inserire i parametri di ricerca legati al gruppo. Se esistono dei parametri di ricerca nell’anagrafica Agenzia o Azienda questi vengono proposti in maschera.

È possibile definire il listino da applicare alla prenotazione in atto, tra quelli a persona o a camera, ed eventuali supplementi.

Una volta definito il listino prezzi da utilizzare, occorre definire il numero complessivo di camere e persone (ovviamente il numero di persone deve essere maggiore del numero di camere), successivamente si procede definendo una camera “base” utilizzando gli appositi calendari Dal, Al, giorni e i box Tratt, Adulti, Altri, Bambini (con le relative percentuali di sconto), i box Prezzo e Retta e Tipo Camera (per definire eventualmente la tipologia delle camere).

Il prezzo e la retta che vengono proposti in automatico dal programma sono calcolati in base al listino selezionato, tenendo conto di eventuali scontistiche nel caso dei listini a persona, rimane comunque possibile modificare manualmente la retta finale.

Tramite il pulsante “Ins.” verranno inserite nella griglia sottostante tante prenotazioni quante le camere complessive impostate nel box “totali”, ovviamente il numero di persone in questa fase può non corrispondere al numero totale impostato, ma è possibile inserire Adulti, altri e bambini direttamente in griglia, sino a coprire il numero di pax reale. Tali modifiche nel caso di utilizzo di listini a persona comporteranno un ricalcolo automatico della retta giornaliera per camera (che rimane comunque modificabile direttamente nella griglia).

Le singole prenotazioni di un gruppo possono avere date di partenza diverse, infatti anche i campi data sono modificabili direttamente in griglia.

Una variante all’utilizzo della prenotazione di gruppo può essere quella di inserire le singole prenotazioni per blocchi di camere, ad esempio definire il totale delle camere singole, creare la camera singola standard e inserirle nella griglia, successivamente modificare il box totali determinando quante camere doppie (con il relativo numero totale di persone) occorrono e definendo poi la camera doppia standard, con “Ins.” verranno aggiunte nella griglia anche queste ultime e così via fino a inserire tutte le tipologie di camere del gruppo.

Ovviamente procedendo in questo modo non occorre modificare riga per riga il numero di altri e bambini (già immesso correttamente) ed è possibile utilizzare più listini prezzi, ma è indispensabile al termine dell’inserimento dei vari blocchi di camere (singole, doppie, triple, ecc...) riallineare il numero di camere e persone complessive (altrimenti è impossibile salvare la prenotazione di gruppo).

All’interno della griglia occorre assegnare ad ogni prenotazione il numero di camera che occuperà, se non è stata selezionata precedentemente la tipologia, inserendo il numero della camera nella colonna Sigla comparirà automaticamente la relativa tipologia. Se si desidera inserire prenotazioni senza assegnare il numero di camera occorrerà comunque definire la tipologia, selezionandola camera per camera direttamente nella griglia, tramite il menù a tendina della colonna Sigla.

Per ovviare all’assegnazione manuale delle camere è possibile prima di inserire le prenotazioni all’interno della griglia, utilizzare il pulsante “D”, a fianco del campo camera, in cui selezionare dal mini planning le camere manualmente (con doppio click e confermando la scelta con "Conferma") o tramite la scheda “Disponibilità giornaliera” che permette di visualizzare la disponibilità per tipologia, quest’ultimo planning è analogo a quello descritto in PLANNING DISPONIBILITA’ (fare riferimento al manuale per il dettaglio delle funzioni possibili).

Nella scheda “Disponibilità manuale” è possibile utilizzare il campo “Filtra per:” per selezionare le camere per una determinata tipologia oppure attivare i filtri “Visualizza Camere libere” “Visualizza solo Camere attive” ed “Escludi Allotment”.

Nella scheda “Disponibilità giornaliera” viene riportata la disponibilità per tipologia di camere nel periodo della prenotazione che si sta inserendo.

Nella parte sottostante la griglia viene indicato il numero di persone attualmente inserito nella griglia, tale numero per poter salvare la prenotazione dovrà combaciare con il numero totale di persone definito per il gruppo.

Infine è possibile fissare per tutte le prenotazioni appena inserite la prestazione iniziale (Night, breakfast, lunch o dinner), il colore e le note di prenotazione, di conto e ristorante (in automatico il programma aggiunge a tali note il nome del gruppo, rendendo la successiva identificazione della prenotazione più semplice) e lo sconto.

Ovviamente tutti parametri impostati saranno validi per tutte le prenotazioni create con questa procedura.

Nel caso si volesse eliminare una o tutte le righe di prenotazione appena create utilizzare i pulsanti Elimina (selezionando preventivamente la riga desiderata) e Elimina tutto.

È possibile effettuare delle modifiche di gruppo tramite il pulsante “Modifica multipla”, in questo caso viene proposta una maschera con l’elenco delle prenotazioni appartenenti al gruppo con la possibilità di scegliere i campi da aggiornare. La funzione è analoga a quella presente in Prenotazione; per l’utilizzo e il dettaglio della funzione fare riferimento alla presente guida nella sezione “Prenotazione”;

Tramite il pulsante Salva e Chiudi le prenotazioni appena inserite verranno create, previo il controllo che il numero di persone inserite nella griglia corrisponda a quello inserito nel box totali e che sia stata assegnata una camera ad ogni riga di prenotazione.

Il programma propone come cognome di riferimento per ogni singola prenotazione di una prenotazione di gruppo il nome del cliente, ma se si desidera attribuire ad ogni camera il nome di uno dei reali occupanti è possibile richiamando una ad una le prenotazioni (dopo aver già creato le prenotazioni).

Creata una prenotazione di gruppo nella maschera di gestione gruppi viene visualizzata tale prenotazione e cliccando sul “+” a fianco del nome del gruppo vengono visualizzate tutte le singole prenotazioni del gruppo (delle quali vengono presentati i dati salienti), in grassetto quelle che hanno già effettuato il check-in. Cliccando con il tasto destro del mouse sulla prenotazione è possibile accedere alle funzioni sulla prenotazione (analoghe funzioni dei quadri grafici).

Cliccando sul “+” della singola prenotazione vengono visualizzati tutti i componenti della camera e cliccando con il tasto destro del mouse sul componente è possibile accedere alle funzioni sul componente.

I colori di visualizzazione della riga di prenotazione e dei componenti sono quelli definiti in Impostazioni – Quadri Grafici.

È possibile modificare il capogruppo richiamando la prenotazione interessata, attivando il flag “Ref./Capogruppo” presente nella maschera di “Modifica Componente” e salvando il componente.

È possibile fare una stampa riepilogativa della prenotazione gruppi tramite il pulsante “Stampa Pren.”.

Diversamente è possibile, selezionando il gruppo interessato, attuare alcune procedure “di gruppo”, ovvero che hanno effetto su tutte le singole prenotazioni del gruppo: aggiunta di camere, check-in, extra, conto o eliminazione.

MODIFICA PRENOTAZIONE

Questo pulsante permette di modificare una prenotazione di gruppo o di aggiungere camere ad un gruppo; per aggiungere camere indicare nel campo “Qt.” il numero di camere da aggiungere e proseguire con il pulsante “Ins.” come un normale inserimento; prima di effettuare il salvataggio accertarsi che il numero totale delle Camere e Pax siano corretti. Le camere così aggiunte verranno accodate a quelle già esistenti all’interno del gruppo.

In Impostazioni – “Parametri Prenotazione” è presente il flag “Espandi i dettagli prenotazione per i gruppi” per impostare la visualizzazione di default delle prenotazioni di gruppo alla loro apertura.

ASS. CAMERE/ROOMING LIST

Tramite questo pulsante è possibile:

• assegnare le camere ai gruppi le cui prenotazioni non hanno ancora avuto il check-in senza necessariamente entrare in ogni singola prenotazione;
• visualizzare e/o modificare i dati in griglia per ogni singolo componente;
• stampare l’elenco dei componenti del gruppo.

In fase di check-in del gruppo se l’elenco della rooming list è stata compilata e viene confermata l’immissione della schedina PS nella sezione dei componenti PS vengono riportati i nominativi e i relativi dati inseriti nella Rooming List.

Se viene attivato il flag “Visualizza solo i referenti camera” e si assegna la camera, quest’ultima viene assegnata anche ai componenti della camera non costringendo l’operatore ad eseguire l’assegnazione su ogni singolo componente.

Se il flag “Apri la ricerca anagrafica al cognome” è attivo, digitanto il campo “Cognome”, viene effettuata la ricerca sulle anagrafiche, in caso il flag sia disattivato non viene proposta la maschera di ricerca e quindi vengono creati nuovi nominativi alla conferma della Rooming list.

Tramite il pulsante “Assegna Automaticamente” verranno assegnate le camere in automatico in base alla tipologia assegnata in fase di inserimento del gruppo e, se valorizzato, in base al campo “Priorità Assegnazione” presente in tabella “Risorse”; se è attivo il flag “Abilita assegnazione camera automatica con tipologia diversa”, presente in Impostazioni – “Parametri Prenotazione”, e in tabella “Tipologia” è stata assegnata una priorità nell’apposita colonna, verranno assegnate le camere per altra tipologia in base all’ordine crescente della priorità; se il flag “Abilita assegnazione camera automatica con tipologia diversa” è disattivato e il numero di camere libere per quella determinata tipologia non è sufficiente le rimanenti camere vengono evidenziate come “NON ASSEGNATA”.

CHECK-IN GRUPPO

Per effettuare un check-in di gruppo, selezionare il gruppo in questione e cliccare il pulsante Check-in Gruppo, come per le prenotazioni individuali il programma chiede se si desidera emettere immediatamente la schedina di PS o farlo in un secondo momento.

Rispondendo di “Sì” alla domanda verrà creata una schedina a nome del capogruppo, dove nei componenti andranno inseriti i dati di tutti i partecipanti del gruppo, ma essendo compilato il campo “Rif. Gruppo” (compilato in automatico con il nome del gruppo) verrà stampata una schedina al capogruppo e, una volta confermata la stampa di quest’ultima, verrà richiesto di inserire un foglio A4 bianco nella stampante per la stampa dell’allegato contenente i dati di tutti i componenti del gruppo e i riferimenti alla schedina del capogruppo (sulla quale viene segnalata la presenza di un allegato con i dati degli altri partecipanti). Per ulteriori informazioni vedi Schedine PS/Istat.

Successivamente alla stampa della schedina e dell’allegato o nel caso che si fosse scelto di saltare tale procedura, tutte le camere del gruppo avranno effettuato il check-in e risulteranno nella maschera di gestione gruppi in grassetto (verranno abilitate le funzioni legate al tasto destro del mouse).

SCHEDINA PS

Tramite questo pulsante, dopo aver selezionato tramite il mouse la riga di gruppo, è possibile effettuare la schedina di gruppo.

EXTRA GRUPPO

Se si desidera addebitare a tutte le camere di un gruppo lo stesso extra in un'unica operazione è possibile farlo selezionando il gruppo interessato e cliccando sul pulsante Extra Gruppo.

Nella maschera di inserimento extra (analoga a quella per i conti individuali) occorre definire la voce di addebito e l’eventuale Articolo e infine inserire tramite il pulsante “Aggiungi”.

Nel caso in cui alcune camere non avessero effettuato il check-in, una domanda permetterà di procedere con l’inserimento a quelle già “checkinate” oppure di annullare l’inserimento stesso.

Terminato l’inserimento chiudere la maschera tramite il pulsante Chiudi.

Eventuali note di extra ovviamente verranno inserite in tutte le prenotazioni.

DISTINTA GRUPPO

Tramite questo pulsante è possibile visualizzare le distinte delle camere appartenenti al gruppo.

ESTRATTO CONTO

Il pulsante “Estratto Conto” è valido solo in caso di gruppi con check-in effettuato e permette, dopo aver selezionato gli elementi da stampare, di avere un estratto conto delle voci maturate e da maturare del componente; è possibile filtrare i componenti in base alle voci di Soggiorno, Extra o Tassa di Soggiorno maggiore di zero tramite il filtro presente in basso a sinistra.

CONTO GRUPPO

Per effettuare un conto di gruppo selezionare il gruppo e richiamare la maschera di conto tramite l’apposito pulsante Conto Gruppo.

Questa procedura è identica a quella presente in “Elabora Prenotazioni/Conti” opzione “Emetti conto”, con la differenza che tutte le camere appartenenti al gruppo vengono selezionate automaticamente.

Le funzioni del conto di gruppo sono analoghe a quelle del conto individuale. Per dettagli fare riferimento alla guida alla sezione Front Office – CONTO E INCASSO.

ELIMINA GRUPPO

Dopo averlo selezionato un gruppo è possibile eliminarlo tramite l’apposito pulsante Elimina Gruppo. In tal caso verranno eliminate tutte le prenotazioni, addebiti, ecc… relativi al gruppo in questione. Inoltre verrà chiesto se eliminare dall’archivio clienti anche tutte le anagrafiche legate al gruppo stesso.

SCOLLEGA GRUPPO

Tramite questo pulsante, dopo aver selezionato un gruppo, è possibile scollegare tutte le prenotazioni dal gruppo stesso, rendendole a tutti gli effetti prenotazioni individuali.

È possibile scollegare anche una singola camera dopo aver selezionato una camera con il tasto destro del mouse.

STAMPA

Tramite questo pulsante, dopo aver selezionato un gruppo, è possibile effettuare la stampa del gruppo.

• DUPLICA GRUPPO

  Tramite questo pulsante, dopo aver selezionato un gruppo, è possibile accedere alla maschera di duplicazione gruppo.
  
  È possibile scegliere se selezionare tutte le camere o parte delle camere tramite il flag “Sel.”, modificare il nome del gruppo, le date di arrivo e partenza, se mantenere o no lo stesso numero di camera (nel caso non venga mantenuto lo stesso numero di camera verranno create le prenotazioni a camera zero mantenendo la stessa tipologia di camera) e se mantenere o no le stesse anagrafiche del gruppo di origine.