MODULO BLOCCO MODIFICHE – FISCALITA’ FRANCESE

In Francia è in vigore dal 1/1/2018 una normativa che impone limite e funzionalità precise ai software di cassa, cioè a tutti i software che registrano le transazioni di vendita e gli incassi.

I riferimenti normativi sono disponibili al questo link:

http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/10691-PGP.html?identifiant=BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803

Gli editori del software (softwarehouse) devono fornire ai loro clienti un attestato di compliance dei suddetti requisiti.

Per far fronte a questa esigenza è stato sviluppato un modulo apposito specifico per la normativa francese, ma che può essere utilizzato anche al di fuori di questo contesto, in tutti quei casi dove si vuole bloccare qualsiasi modifica alle transazioni registrate sul gestionale, che di fatto si sostituisce al giornale di fondo della stampante fiscale e lo implementa lato software.

REQUISITI GENERALI

Sono 4 i requisiti richiesti dalla normativa: inalterabilità, sicurezza, conservazione e archiviazione dei dati.

Per adempiere a questi requisiti è necessario attivare il modulo “Blocco modifiche” in licenza. La presenza di tale modulo opzionale nella licenza attiva tutte le funzionalità, i blocchi, le limitazioni e gli automatismi indicati in seguito.

REQUISITI DI INALTERABILITA’ E SICUREZZA DEI DATI

Una transazione (conto) una volta conclusa non deve più essere modificabile in alcun modo da qualsiasi utente (admin compreso). Sono possibili solo rettifiche successive con segno + o - per correggere eventuali errori.

I dati delle transazioni richiesti e soggetti a questi requisiti:

• conto testata e righe dettagliate (articolo, quantità, prezzo, sconto, totale, iva)
• castelletto IVA (totali per aliquota)
• pagamenti del conto (tipo pagamento, importo)
• chiusure: giornaliera, mensile, annuale
• totale perpetuo: totale che non si azzera mai, conteggia tutti gli incasso dall'inizio dell'utilizzo del programma
• log operazioni utente

Tutti i suddetti dati non possono essere modificati in alcun modo né da programma né manualmente tramite accesso diretto al DB, o se ciò avviene, deve poter essere possibile verificare la manomissione dei dati.

Le uniche modifiche ammissibili ai conti emessi sono i pagamenti di conti sospesi, quindi i pagamenti di fatture emesse o il cambio di stato di uno scontrino che passa da sospeso a ex-sospeso (idem per i buoni pasto).

Attivando il suddetto modulo in licenza, per adempiere a questi requisiti:

• tutte le modifiche e le cancellazioni ai conti emessi sono bloccate, compreso il cambio di intestazione cliente e la tipologia di pagamento
• non è disponibile neanche l’annullamento dei conti, è necessario emettere una nota di credito o uno scontrino reso NC
• tutte le modifiche e le cancellazioni alle chiusure giornaliere sono bloccate
• la funzione di azzeramento dati standard e cancellazione log è disabilitata
• è attivo un meccanismo di firma digitale dei dati su database, qualsiasi modifica o cancellazione manuale effettuata direttamente su database bypassando il programma viene in ogni caso individuata e notificata

REQUISITI DI CONSERVAZIONE E ARCHIVAZIONE

Tutti i dati sopra indicati devono essere conservati online (cioè su DB) in modo non alterabile compreso il log operazioni

E' ammesso l'azzeramento dei dati dell'anno precedente (facoltativo) per liberare spazio, ma solo previa apposita procedura di archiviazione esterna

L'azzeramento riguarda solo i conti e il log operazioni, le chiusure non vengono cancellate

L'azzeramento non può essere eseguito sull'anno in corso

In totale (dati online + archiviazione esterna) i dati devono essere conservati per almeno 6 anni

Attenzione: il solo backup dei dati online (DB) non è considerato archiviazione esterna

L'archiviazione può essere eseguita a piacere manualmente durante l'anno, ma almeno 1 volta all'anno dopo la chiusura annuale e obbligatoriamente prima di ogni azzeramento dati

L'archiviazione esterna non è alterabile e nel caso ciò avvenga forzando la protezione, il sistema individua e notifica le modifiche effettuate

CRUSCOTTO DI CONSERVAZIONE E ARCHIVIAZIONE DATI

Attivando il modulo “Blocco modifiche” in licenza, il sistema attiva tutti i controlli indicati nei paragrafi precedenti e rende disponibile la nuova finestra di Conservazione e archiviazione dati.







Da questa finestra è possibile:

• Scaricare il certificato di idoneità per la versione in uso, da stampare e firmare; attenzione: questa operazione va effettuata ad ogni aggiornamento principale del software, quindi ad es. aggiornando dalla versione 2018C alla versione 2018D, mentre per release secondarie (correzioni) non è necessario, quindi ad es. dalla 2018C alla 2018C1
• Log operazioni: aprire il log operazioni in linea
• Check dati in linea: effettuare il controllo di integrità dei dati in linea (DB) verificando eventuali manomissioni
• Archivia dati: archiviare uno o più anni precedenti su archivio esterno criptato, viene creato un file per ogni anno
• Check dati archiviati: effettuare il controllo di integrità degli archivi esterni verificando eventuali manomissioni
• Azzera anno: effettuare un azzeramento dati di uno o più anni precedenti, previa archiviazione esterna
• Export CSV da archivio: esportare in chiaro su file CSV i dati contenuti negli archivi criptati per un controllo da parte delle autorità

Configurazione:

• Indicare la cartella che dovrà contenere gli archivi esterni criptati, può anche essere una cartella di rete. I file possono poi essere copiati e conservati su qualsiasi dispositivo di memorizzazione o in Cloud.
• Anno da elaborare: è possibile archiviare, verificare o azzerare un anno alla volta
• Opzioni di azzeramento: è possibile decidere quali dati azzerare su DB
• Cartella di export CSV: indicare in quale cartella generare i file CSV in chiaro, viene generato un file per ogni anno per ogni tabella.

Riepilogando per essere in regola con la normativa Francese occorre:

• attivare su Youpass il modulo di blocco modifiche
• stampare e firmare il certificato (questo ad ogni aggiornamento di versione)
• archiviare i dati una volta all'anno su dispositivo esterno a piacere (disco, DVD, Cloud, ecc.) e conservarli per 6 anni

In caso di controllo:

• Va presentato il certificato per la versione attualmente in uso (per sicurezza tenere anche tutti i certificati vecchi)
• Dimostrare che i dati non sono stati alterati tramite le funzioni di "Check dati in linea" e "Check dati archiviati"
• Per eventuali anni azzerati sul gestionale, è possibile esportarli in chiaro su CSV dall'archivio esterno criptato tramite la funzione "Export CSV da archivio"